korespondensi

A. Definisi Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan maksud tertentu seperti permintaan, lamaran, pemberitahuan, laporan, atau informasi lainnya dari satu pihak ke pihak lain. Menurut Y.S. Marjo, surat merupakan sarana komunikasi tertulis, dan menurut Lamudin Finoza, surat memiliki ciri khas berupa penggunaan kertas, gaya penulisan, bahasa khas, dan tanda tangan.

Surat dapat bersifat pribadi maupun dinas, dan kegiatan saling berkirim surat disebut korespondensi. Bentuk surat di Indonesia dipengaruhi budaya asing, khususnya Belanda dan Inggris, sehingga bentuk surat sangat beragam.

B. Tujuan Surat

Berdasarkan tujuannya, surat dibedakan menjadi beberapa jenis, seperti:

Surat perintah

Surat permohonan

Surat peringatan

Surat panggilan

Surat pengantar

Surat keputusan

Surat perjanjian

Dan lainnya. 

C. Bagian-Bagian Surat

Surat resmi terdiri atas beberapa bagian penting dengan fungsi masing-masing:

1. Kepala Surat – berisi nama dan alamat instansi.

2. Tanggal Surat – menunjukkan kapan surat dibuat.

3. Nomor Surat – untuk pengarsipan dan referensi.

4. Lampiran – dokumen atau barang pelengkap surat.

5. Perihal – inti atau pokok isi surat.

6. Alamat Dalam – tujuan surat dikirimkan.

7. Salam Pembuka – sebagai pembuka pembicaraan.

8. Isi Surat – bagian utama berisi uraian materi.

9. Salam Penutup – menandai akhir pembicaraan.

10. Nama dan Jabatan – identitas penanggung jawab.

11. Tembusan – pihak lain yang juga perlu mengetahui isi surat.

D. Ciri-Ciri Surat

1. Surat adalah pesan tertulis.

2. Isinya berupa informasi atau ajakan persuasif.

3. Memiliki bagian-bagian standar.

4. Memiliki bentuk penulisan yang baku/standar.

E. Jenis & ukuran kertas surat

1. A4 / HVS

➤ Ukuran: 210 x 297 mm

2. F4 / Folio

➤ Ukuran: 216 x 330 mm

3. A3, A5, A6

➤ Ukuran bervariasi (umumnya lebih kecil atau lebih besar dari A4)

4. Kertas Dorstlag / Kertas Minyak

➤ Biasanya dipakai sebagai pembungkus atau pelindung surat.

5. Kertas Tulis Bergaris

➤ Umumnya digunakan untuk latihan menulis surat secara manual.

F. JENIS PENGGOLONGAN SURAT

1.Menurut isinya

2.Menurut tujuannya

3.Menurut wujudnya

4.Menurut orang yang ditujunya

5.Menurut urgensi penyelesaiannya

6.Menurut kerahasiaannya